7 kỹ năng quan trọng khi bạn làm nhân viên văn phòng công ty Nhât Bản

Tôi xin chia sẻ câu chuyện của tôi và những đúc rút từ bản thân sau một thời gian làm việc cho công ty Nhật Bản. Văn phòng nơi tôi làm việc có công ty mẹ ở Nhật chuyên đặt các dịch vụ liên quan đến tour du lịch cho người Nhật đến các nước Châu Á, trong đó có Việt Nam. Quân số hiện tại có 5 người, trong đó 4 người Nhật.

Công việc chính của tôi là đặt phòng khách sạn, nhà hàng và spa và hỗ trợ các đồng nghiệp hàng tá công việc không tên liên quan đến tiếng Việt và người Việt như gọi nước uống, mua giấy, văn phòng phẩm, trả tiền khách sạn, gửi thư, trả tiền điện thoại… Dưới đây là ý kiến chủ quan của tôi về những quy tắc khi làm việc tại văn phòng Nhật Bản.

1. Không đi làm trễ

Hãy đi làm đúng giờ! Giờ làm việc của văn phòng bắt đầu từ 9 giờ và kết thúc lúc 18h. Trưa được nghỉ 2 tiếng sau 12 giờ. Nếu trên đường đi, vì bất kỳ lý do gì khiến tôi đến trễ, tôi sẽ nhắn tin cho sếp. Lỡ chui vô văn phòng sau sếp mà không xin phép thì số phận của tôi ngày hôm đó như cái bánh đa nhúng nước.

2. Sếp là tất cả

“Một tay che cả bầu trời”. Câu này chính xác trong văn phòng của người Nhật. Sếp vui thì không sao, sếp buồn chán thì bạn cũng không thể nào vui. Khi sếp yêu quý ai thì người đó hay được tặng quà, đi ăn không phải trả tiền. Quan trọng hơn khi được sếp tin tưởng bạn sẽ được tăng lương sau thời gian chứng tỏ được năng lực.

 3. Không làm việc riêng

Trước hoặc sau giờ làm việc, cả thế giới là của bạn. Trong giờ làm việc, công việc là ưu tiên số 1. Tôi có một bài học đáng nhớ khi làm việc riêng trong giờ. Đó là lúc gần 12 giờ, tôi lên yahoo, facebook và cập nhật tin tức rồi xuống lầu trả tiền cho đối tác. Khi đi tôi lại quên tắt mấy trang vừa truy cập vì nghĩ đơn giản chẳng ai đụng đến máy tính của mình. Khi quay trở lại văn phòng, thấy màn hình máy tính bị mở lên, sếp đang hí hoáy với modum internet.  Đến chiều khi làm việc trở lại tôi mới phát hiện máy tính của tôi không google chrome, không ultrasuft, không unikey, không từ điển Lạc Việt. Sếp đã có vài thay đổi “nhỏ” với máy tính của tôi mà không báo trước.
Có một quy định bất thành văn trong văn phòng: giờ làm việc nhân viên phải ngồi trong văn phòng (ngoại trừ lúc đi vệ sinh). Điều này dẫn tới một thói quen của cả phòng là được ăn uống trong phòng thoải mái. Tôi nghĩ bạn đang thắc mắc, nếu đồ ăn có mùi nặng quá thì sao? Câu trả lời là không có vấn đề gì, chỉ cần mở cửa sổ ra là có thể ăn. Sếp chấp nhận như vậy vì khi ăn ở văn phòng, bạn có thể vừa ăn vừa check mail hay nghe điện thoại. Bạn nghĩ đi ra ngoài ăn để không ảnh hưởng đến mọi người là bạn vô tình đã khiến sếp không hài lòng.
Làm việc tại văn phòng Nhật phải tuân thủ những quy định chung. Ảnh: Internet

Hãy trao đổi trực tiếp với sếp hoặc những người phụ trách công việc trong văn phòng bạn. Chỉ khi không thể nói thẳng thì mới dùng đến email hoặc tin nhắn. Cách nói chuyện trực tiếp sẽ thể hiện khả năng đối mặt với sự việc của chính bạn. Tuy nhiên, hãy từ tốn và chân thành khi bày tỏ quan điểm của mình, đừng “nhảy xổ” như muốn “ăn tươi nuốt sống” người đối diện. Một điểm mạnh của việc trao đổi trực tiếp sẽ giúp bạn hiểu thêm về mọi người trong văn phòng nâng cao khả năng ngoại ngữ.

5. Xin lỗi và cảm ơn

“Arigatogozaimasu”, “Suimasen” có nghĩa là “Cảm ơn” và “Xin lỗi”. Bạn sẽ thường xuyên nghe hai tiếng này mỗi ngày làm việc. Đôi khi bạn sẽ nghĩ như thế có khách sáo quá không. Không hề, hai tiếng này thể hiện sự lễ nghĩa và tôn trọng lẫn nhau của mọi người.

6. Đừng bao giờ nói dối

Nếu bạn hay nói dối, bạn không nên vào làm tại văn phòng Nhật. Với sự chu đáo và trọng chữ tín, người Nhật cũng muốn người khác đối xử với họ như vậy. Khi được hỏi một vấn đề gì đó, nếu bạn không chắc chắn về câu trả lời, hãy nói mình cần kiểm tra lại. Trả lời đại khái, không có thông tin chính xác là việc làm rất dại dột, bởi đồng nghiệp sẽ hoàn toàn tin tưởng vào lời nói của bạn.

7. Hãy quan tâm và chia sẻ

Người Nhật rất lễ nghĩa, chu đáo với mọi người nên bạn cũng hãy đối xử với họ như vậy. Một cử chỉ quan tâm, một lời khen đúng lúc, một món quà nhỏ vào dịp lễ… sẽ khiến bạn “đẹp” hơn trong mắt mọi người.

@Hà Minh